Bob Jiang | 敏捷教练 | Scrum Master

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管理远程团队的5个必备要点

Posted at — Apr 27, 2020 阅读

如果您突然要管理一个虚拟团队-你们中的许多人-这些做法将帮助您进行过渡

远程人才计划负责人在所有人突然从家里工作之前,远程工作是一个热门话题。根据我们进行的内部调查,接受调查的Atlassian中有95%愿意改变工作方式以实现远程的工作。

但是,我们大多数人仍然对在家工作及其特征尚不陌生。这不仅是弹性工作时间,不是您的日程安排中的在家工作,或者是为住在农村州的队友提供住宿。现在,尤其是整个团队都在远程工作。这意味着新的实践(或对常规实践的修改),新的工具和新的交流方式。为了使所有这些工作顺利进行,团队负责人要承担更多责任。管理人员定下基调。无论您的团队是一起坐在一个房间里并挤在一起,还是在Zoom会议中实际上是分布并挤在一起,都是如此。

但是要振作起来。尽管管理虚拟团队可能对您(以及许多其他人)来说是新的,但其他人已经有一段时间了。以下是对这些远程领导者有所帮助的一些实践,列出了管理和支持远程团队的实用方法。这些轶事和故事,关于什么是行得通的,什么是行不通的,这些将有助于您作为新远程船的船长在这些奇特的水域中航行。

管理虚拟团队的5个基本技巧

1.过度沟通

大多数领导者心中的一个大问题:远程领导团队和亲自领导团队的主要区别是什么?好吧,不只是一个区别。但是,可以肯定地说,您首先应该关注的是沟通,以及每个人在远程工作时通信是如何改变的。

在"正常的工作"中,许多决定是通过走廊交谈或午餐时间做出的。当这种临时信息共享没有发生时,您必须以某种方式替换它。首先要做好过度沟通。对于团队中的某人而言,根据新的决定,任务的状态或最近的更新,不同步就太容易了。无论如何都会发生,对吧?试想一下,当您的整个团队都在远程工作时,事情会跌落的裂缝。不仅仅是这些偶然的联系机会减少了,而且熟悉的团队信息交换也被完全破坏了。

因此,过度沟通。练习一下。使用Slack消息,@提及和电子邮件可以使所有人保持联系,即使您认为自己在重复。询问他们是否了解某些事情,即使您确定他们确实知道。请记住,如果是在小组互动中,则可能是Zoom呼叫中的其他人因为您询问或重复信息而不知道并了解到了该信息。重复一些内容以保持清晰无害,并且可以立即解决一些问题。

小提示

默认情况下,尽可能通过1:1消息进行团队沟通,并创建共享页面(如Trello面板或Confluence页面)以记下这段时间内的交流做法,以便整个团队可以关注和修改。

2.透明地工作

当然,还有另一个大问题,尤其是对于经理来说:您如何知道您的团队在工作?他们有生产力吗?

“我对100%远程访问的最初反应是每天通过Zoom进行登录,并坦率地安排了更多会议,” Atlassian PMM组的Claire Drumond说。“我意识到,我的团队在证明他们的工作压力方面与在确保他们没有压力的压力一样大!我们仍在继续完善自己的礼节和学习,但是如果没有信任和诚实,您将无法改善事情。建立对技术的信任与在工作时间空闲的人无关,这是要设定明确的期望和沟通。”

从很多方面来说,如果您真的聘请了合适的人,则不必为此担心。您应该相信您的团队,相信他们是您雇用的成人专业人士。但这是一个公平的问题,帮助回答这一问题的一种方法是查看您的工具。在Atlassian,我们使用Trello,Confluence,Jira,Slack,Zoom和许多其他工具。但是,无论使用哪种工具,都与您如何使用它们以及对您在做什么和何时进行透明化以及与团队和利益相关者共享所有有关的信息。

如果您正在寻找确保这种基本信息共享发生的方法,并且正在讨论项目和里程碑,那么可以尝试以下方法:

简而言之,请开发实践以帮助您的团队保持联系并提供有关正在发生的事情以及在哪里可以找到信息以了解正在发生的事情的更新。您不必担心人们在做什么,但是这将使您和他们的头脑轻松,为每个人提供共享更新的方式。

3.建立团队的远程工作基本规则

当事情是新的和不同的时,很难知道如何设定期望。像以前一样?如果远程团队不一样,怎么办?

简单的答案是:确保团队中的每个人都在同一页面上(大家的理解是一致的)。分组讨论,并得到大家的投入。在家工作对许多人来说是新事物,在当今不确定的情况下,它尤其独特。家里有孩子和其他家庭成员,新的时间表和节奏,无数的压力和担忧。必须考虑所有因素。在就您的团队需要以及您作为经理的需要和需要进行的这些坦率的交谈之后,请考虑以下提示:

您正在做的是创建剧本。您正在建立有关团队运作方式以及每个成员的期望的规则。

4.检查人们的个人情况

您的团队表现如何?问,然后再问。这不仅意味着项目,还意味着人们的行为方式。首先,要为您的团队创造一个安全的空间来分享思想和感受。在如此空前而艰难的时期,这至关重要。作为经理,请尝试找出每个人的实际情况。寻找并提供必要的时间和空间进行私人交谈。

偏远的人经常遭受过度劳累。工作与生活之间的界限模糊,并适应不同的时区,通常很难"拔出"插头。所有这些都会损害人们的福祉。更不用说与远程工作相关的孤独感,更难以"看到"职业倦怠或与远程团队成员识别孤独感。

您必须经常检查,并真正证明您对团队的承诺。如果他们在截止日期前需要一些额外的时间,则要灵活一些。如果最近几天团队成员似乎还没有出现,请检查一下。以下是一些开放式问题的想法,这些问题有助于建立安全的空间:

5.建立有趣的远程团队礼仪

在完全远程的同时保持团队的社交联系与以往一样重要。但是,您如何远程进行呢?

为了使团队保持一致,Atlassian创意总监Leah Pincsak发现了这样一个瑰宝:“打包您的几周社交活动,使其成为可选项,并且如果没有人出现,请不要感到冒犯。”

无论情况如何,团队之间的社交联系都至关重要。远程团队可以从团队社交礼仪中受益匪浅,但是需要有意识地培养他们。换句话说,不要强制虚拟的欢乐时光,只能像喝酒那样像例会。正如Leah所了解的那样,要使社交活动正常运作并感觉正确,它们必须是可选的。没有这种义务的感觉,他们为非强迫联系保持了必要的随意性和自愿性。

要考虑的其他社会观念:

像任何东西一样,这需要一些习惯。但是,您已经建立了可以模仿的虚拟团队管理实践和习惯。是的,这与在更"传统"的环境中一起工作并不相同。但是,您只需付出一点点努力,就可以比以前更好(甚至在某些情况下甚至更好)一起工作。

作者: NIKKI BELLINGTON
译者: Bob Jiang
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