如何筹备一次如QCon一样的千人大会(活动)

以前没有筹备过大型会议(如QCon,MSUP等)之前,我也会觉得好厉害啊,可以组织这么大规模的会议活动。在有过几次组织会议经验之后,我也想跟大家分享一下我的一些经验,都是一家之谈,如果有不对的地方也请观众不吝赐教。

版本信息

v0.1 2015.9.28 第一版

前言

为什么会有这么一篇文章呢?

有一个朋友上周问我,有关组织敏捷之旅有没有什么参考资料?我记得之前有一篇文章的,可惜网站(http://agiletour.cn之前的网站)几经转折之后,那篇文章找不到了。既然已经答应朋友帮忙找一些参考资料,本文就当做是一个组织敏捷之旅活动的起点吧。(也完全适用于其他组织会议或者活动)

本文的结构分为活动前、活动中、活动后。

活动前

活动前的准备,可以说是重中之重的环节。如果准备环节搞砸了,或者准备的不充分,那么现场(活动中)就很难办了。活动前的准备工作分为以下几类:

  • 时间
  • 地点
  • 财务
  • 流程
  • 宣传
  • 后勤

时间

选择时间:

选择时间的时候,需要考虑几个因素:避开小长假;避开其他同类型活动;尽量选择周末;选择时间的时候最好有2个可选项,因为有的时候场地不一定可以。

启动时间:

举办一次活动,首先要确定好什么时间办,然后从举办时间开始向前倒推。一般性的会议(比如参会人200左右)大概需要1-2个月的准备时间。比如有个活动想要12月5日举办,那么准备活动在10月5日就应该启动,最迟不应晚于11月5日,否则只能向后顺延活动日期。

地点

敏捷之旅的活动地点,一般都是尽量找免费场地,或者是赞助的场地,以减轻财务压力。北京的活动场地,尽量选择北边,比如中关村或者上地区域。地点要配合时间一起确定,时间地点确定好了以后,就可以考虑启动各项准备工作了。

财务

在活动启动的时候需要制定一个预算表,并时刻关注财务预算。针对敏捷之旅,收入主要是两块:赞助费和门票收入。支出大概为:场地费(如果没有免费场地或赞助场地)、参会人的午餐(一天活动的话,建议订餐一起吃,这样可以增进交流)、讲师差旅费、讲师礼品、抽奖奖品。

门票收入牵涉到如何收费的细节,需要着重考虑。

赞助

针对赞助多说一点。敏捷之旅的赞助分为几个类型:

  • 现金赞助(可以分为白金赞助商、金牌赞助商、银牌赞助商)
  • 场地赞助(赞助活动的场地)
  • 图书赞助
  • 媒体赞助

人物角色主要有五类,分别是:组织者、志愿者、主持人、讲师、参会人。

组织者

组织者团队规模建议控制在9人以内,最好能大于3人。“搭班子、定战略、带队伍”--柳传志总结的管理三要素,同样也适应于组织活动。活动的第一步就是要搭班子,确定组织者队伍。

志愿者

志愿者是活动当天需要的帮手,可以考虑社区内的活跃分子,实在找不到也可以从高校招募。一般如果200人的活动,志愿者大概需要5人就可以。签到台3名,会场门口1名,场内1名。

主持人

主持人的职责:负责介绍讲师,进行活动的串场。一般分会场的主持人也是该分会场的负责人。上午大会场的主持人还需要几点注意事项:比如介绍赞助商,介绍整体日程,介绍敏捷之旅等(具体事项在会议前还需要协定)

讲师

讲师的招募分为两个途径:1. 公开招募 2. 邀请制。 可以根据实际情况,比如设置一个deadline,在这之前如果招募的效果不理想,即刻启动邀请制。

参会人

这个和下面的宣传紧密联系在一起。

流程

这里的流程指的是活动的整体安排,即活动日程。日程安排是需要整体考虑的。比如是否需要有分会场,是否需要开放空间,闪电演讲,是否有抽奖环节,如何操作等。

另外活动日程和讲师的招募也是息息相关的。所以找讲师的工作需要尽早开展。

宣传

宣传工作分为宣传内容和宣传渠道。

宣传内容

宣传内容为根本,是宣传渠道的输入。不过宣传内容主要来自于讲师和话题,所以讲师的招募(找讲师)还是要放在前面。有了讲师和话题,就可以制作宣传内容,也就可以安排开始宣传了。

宣传渠道

常用的宣传渠道为:微信、微博、邮件、网站。有了宣传内容之后,就可以在不同的宣传渠道进行宣传。另外可以和一些媒体进行合作,比如InfoQ,MSUP,CSDN,51CTO等。

后勤

后勤的工作都是一些非常琐碎细节的事情,一般也不需要启动的太早,在活动开始前一周细细的梳理一遍基本上都来得及。

后勤工作包括:用餐准备、活动路线图、讲师差旅、报名平台、参会者付款、讲师礼物和抽奖奖品。

活动中

活动中指的是活动前一天,活动当天所发生的所有事情。

活动前一天

  • 短信通知参会人具体的活动时间、地点
  • 组织者+志愿者布置场地(以及签到台),以及调试设备(投影和麦克风)
  • 活动流程的彩排(模拟签到等)

活动当天

活动当天的事情包括:

  • 签到
  • 主会场需要的静屏文件(或者是循环播放的动画),最好带背景音乐。
  • 主会场主持人需要介绍的内容
  • 后勤工作,如卫生间、电梯、如何用餐
  • 应急准备,如有人的票付款信息没查到等特殊情况

活动后

活动后分为活动的总结;活动的宣传;活动的反思(对组织者)

总结

很多活动结束了就结束了,但如果活动后能够有一些总结(最好是参会人的感慨或心得)会更好。所以在活动期间记得宣传活动后总结这个事情。比如有奖征稿等。

宣传

这个时间的宣传属于活动后宣传,即有了上述的总结(心得),用各种宣传渠道宣传出去。

反思

为了使活动做的更好,每次活动都要有回顾反思。可以参考敏捷回顾的各种方法。

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